Có nhiều khi, cấp trên hay đồng nghiệp ngỏ ý nhờ bạn thực hiện thêm một số công việc. Mặc dù hỗ trợ, giúp đỡ người khác là điều nên làm, nhưng nếu bạn thực sự không có nhiều thời gian vì số lượng công việc quá lớn của mình, hãy nên nói “không” một cách khéo léo.
Từ chối là một điều khó nói, đặc biệt là đối với cấp trên hay đồng nghiệp. Nếu bạn khéo léo, biết cách “nói không” thì những sự xích mích, hiểu nhầm không đáng có trong công sở sẽ không tồn tại. Muốn vậy, bạn phải cũng phải rèn luyện kỹ năng từ chối bởi khi giúp đỡ người khác đồng nghĩa với công việc của mình sẽ bị bỏ dở. Thậm chí nếu tầ suất nhờ vả ngày càng nhiều mà bạn không có khả năng từ chối sẽ có thể bị lâm vào tình trạng chán nản, mệt mỏi và không còn hứng thú với công việc. Vậy bạn phải làm như thế nào khi chối để không mất lòng cấp trên và đồng nghiệp?
1. Nói lời từ chối với đồng nghiệp.
Xác định lý do bạn từ chối giúp đỡ
Đó là do bạn cảm thấy công việc đó quá áp lực, khó khăn, hay quá rủi ro? Bạn không muốn tham gia vào những nhiệm vụ không thuộc trách nhiệm của mình? Hãy xác định rõ ràng nguyên nhân bạn không thể giúp đỡ. Từ đó bạn sẽ có cách từ chối hợp lý hơn. Ví dụ, nếu bạn từ chối vì không thích người yêu cầu giúp đỡ, hãy cư xử thật khéo léo. Tránh nhắc đến những việc có liên quan tới vấn đề cũ, kiểu như: “Dự án này cũng không phức tạp lắm. Trước đây, tôi cũng đã một mình thực hiện nhiệm vụ tương tự thế này…”. Nói như vậy, họ có thể nghĩ thầm rằng: “À! Hoá ra anh/chị ta từ chối vì trước đây mình đã không giúp đỡ và bây giờ “trả đũa” lại mình đây”. Bạn cũng nên tiết chế cảm xúc của mình tốt hơn, không nên tỏ thái độ bực dọc, khó chịu khi mọi người cứ chăm chăm nhờ vả một người bận rộn như bạn. Như thế, cấp trên và đồng nghiệp của bạn có thể hiểu sai về bạn.
Giải thích
Đây là lúc cần chú ý đến những cử chỉ, điệu bộ của bạn sao cho thật tự nhiên và chân tình nhất. Việc giải thích cho người khác hiểu không nên chỉ đưa ra những lý do, cũng không nên chỉ tập trung vào vấn đề thiếu thời gian hoặc khả năng để thực hiện một nhiệm vụ nhất định. Đôi khi, cấp trên hay đồng nghiệp của bạn cũng có những yêu cầu không hợp lý bởi vì họ cũng không nắm hết được số lượng công việc mà bạn đang làm mà chỉ dựa vào một số dự án mang tính tổng quan để đánh giá khối lượng công việc của bạn. Chỉ khi bắt tay vào cụ thể, họ mới thấy hết được những công việc nhiều tới mức nào. Vì thế, giúp họ hiểu được các bước thực hiện và thời gian thực hiện, cách thức tham gia… về công việc của bạn. Nếu có, hãy đề xuất cho người ta một giải pháp hợp lý để không ảnh hưởng đến công việc tổng thể.
Không nên quá dễ dãi
Trường hợp bạn bị đồng nghiệp yêu cầu giúp đỡ nhiều lần và liên tục, hãy báo cáo với sếp của mình. Đối với những trường hợp này, bạn chỉ cần làm đúng phận sự phân công trách nhiệm của mình. Tránh quá dễ dãi, tính cả nể. Nếu không, bạn sẽ bị người khác lợi dụng, sai khiến như thể bạn là người giúp việc cho họ.
Đề xuất giải pháp thay thế
Đôi khi, những người trong cuộc không thể thấy hết các mặt của vấn đề cũng như không có cách nhìn sáng suốt như người ngoài. Vì thế, bạn nên tập trung tìm ra những giải pháp hợp lý, giúp cho công việc của họ được xuôi chèo mát mái. Với việc hiểu rõ mục tiêu của đối tác, bạn sẽ đưa ra lựa chọn thay thế giúp cho chi phí hiệu quả hơn, kịp thời trong quản lý và giải quyết mọi việc. Bằng cách đưa ra đề xuất thế này, cũng có thể xem như bạn đã giúp họ mà không cần phải trực tiếp tham gia vào công việc của họ. Khi đó bạn có thể được xem như là một nhân vật có uy tín đối với cả trong và ngoài công ty.
Kết thúc vấn đề trong thiện chí
Dù ý kiến người ta đưa ra có nhiều vấn đề chưa hợp lý, nhưng bạn vẫn nên cố gắng kết thúc buổi trò chuyện ấy với một thái độ thoải mái, tích cực, vạch ra cho họ thấy những gì bạn có thể làm được và các bước tiếp theo sẽ triển khai như thế nào. Nếu không được những đề xuất hợp lý, hãy hẹn họ trong một buổi thảo luận ở tương lai gần và cho họ thấy rằng bạn sẵn sàng là một đối tác trong những dự án sắp tới.
Tuyệt đối không giúp đỡ những việc bất hợp pháp hay trái đạo đức nghề nghiệp
Nếu đồng nghiệp nhờ bạn những việc không đúng và trái với quy tắc, bạn nên từ chối ngay lập tức. Sau đó, thông báo lại cho sếp hoặc phòng nhân sự biết về vấn đề này. Còn nếu bị công ty ép buộc làm những việc không phù hợp với nguyên tắc nghề nghiệp của mình, bạn nên nghĩ tới việc ra đi và tìm kiếm cho mình một chỗ làm mới.
2. Nói “không” với Sếp
Trong môi trường làm việc, không phải lúc nào Sếp của bạn cũng hài lòng khi bạn từ chối ngay lập tức một yêu cầu nào đó của họ do chính bản thân họ cũng phải chịu nhiều áp lực. Chính vì vậy, khi cấp trên có một yêu cầu mà bạn không thể giải quyết ngay được, hãy cho họ thấy bạn cũng hiểu và quan tâm đến điều đó, sau đó hãy nói là không may bạn còn rất nhiều việc khác đang chờ. Bạn nên:
Tỏ ra thành thật
Nếu lý do để từ chối nhận thêm việc là vì bạn đã quá nhiều việc phải làm thì đừng ngần ngại. Hãy giải thích cụ thể để sếp bạn biết rằng, nếu thêm những việc này thì bạn sẽ quá tải, và đương nhiên sẽ ảnh hưởng xấu đến những công việc khác mà chính bạn vẫn phụ trách từ trước đến nay. Tất nhiên, bạn phải thể hiện thái độ hợp tác nhưng rất tiếc là công việc không cho phép, chứ không phải cứ lắc đầu mà không có lý do chính đáng. Sếp sẽ hiểu được vì sao bạn lại từ chối và vui vẻ giao những công việc đó cho người khác.
Dùng ngôn từ lịch sự, tôn trọng sếp
Bạn sẽ hạn chế được tối đa nguy cơ bị “mất điểm” khi từ chối yêu cầu của sếp bằng cách dùng ngôn ngữ lịch sự và luôn luôn tỏ ra tôn trọng sếp. Trong quá trình giao tiếp với sếp, tránh dùng những cụm từ như “tôi ghét”, “tôi không thích”, “tôi không muốn làm”… hay tỏ thái độ cáu gắt, không hợp tác.
Hãy khéo léo tìm cách cho sếp thấy được rằng bạn rất muốn hoàn thành nhiệm vụ sếp giao hoặc rất muốn giúp sếp, nhưng thật sự việc đó vượt ngoài khả năng của bạn hoặc đây không phải thời điểm thích hợp để bạn tham gia vào công việc đó...
Tạo niềm tin đối với sếp
Sau khi từ chối, bạn nên chăm chỉ hơn trong công việc và thể hiện sự cố gắng, nỗ lực hết mình để tạo niềm tin với sếp. Có thể bạn không có khả năng đảm trách nhiệm vụ sếp giao nhưng hãy cho sếp thấy bạn đang làm việc nghiêm túc và làm rất tốt công việc hiện tại, đây sẽ là “cái cớ” tuyệt vời để tạo niềm tin với sếp trong những lần sau.
Một số gợi ý cho bạn:
Những lý do từ chối không hợp lý:
• Công việc này quá khó với tôi.
• Công việc này không thuộc chuyên môn của tôi .
• Tôi đang trong thời gian bận rộn vì phải chuẩn bị đám cưới của mình và khó có thể tập trung làm tốt công việc được
Những lý do từ chối hợp lý:
• Không đủ thời gian: Bạn nên lập một danh sách những công việc hiện tại mà bạn đang làm và thời hạn phải hoàn thành chúng. Sếp sẽ hiểu và giao việc cho người khác.
• Kết quả công việc hiện tại sẽ bị ảnh hưởng: Nếu bạn cho rằng kết quả công việc hiện tại sẽ bị ảnh hưởng khi đảm nhận thêm công việc mới, hãy giải thích chi tiết với sếp, bạn sẽ được đánh giá cao vì sự thẳng thắn và tận tâm với công việc.
• Thiếu kỹ năng và kiến thức: Nếu bạn cho rằng mình không có đủ kỹ năng và kiến thức cho công việc mới, hãy thừa nhận với sếp. Tuy nhiên, bạn có thể tham gia với tư cách phụ tá để học hỏi và chuẩn bị cho những lần sau.
Từ chối là một điều khó nói, đặc biệt là đối với cấp trên hay đồng nghiệp. Nếu bạn khéo léo, biết cách “nói không” thì những sự xích mích, hiểu nhầm không đáng có trong công sở sẽ không tồn tại. Muốn vậy, bạn phải cũng phải rèn luyện kỹ năng từ chối bởi khi giúp đỡ người khác đồng nghĩa với công việc của mình sẽ bị bỏ dở. Thậm chí nếu tầ suất nhờ vả ngày càng nhiều mà bạn không có khả năng từ chối sẽ có thể bị lâm vào tình trạng chán nản, mệt mỏi và không còn hứng thú với công việc. Vậy bạn phải làm như thế nào khi chối để không mất lòng cấp trên và đồng nghiệp?
1. Nói lời từ chối với đồng nghiệp.
Xác định lý do bạn từ chối giúp đỡ
Đó là do bạn cảm thấy công việc đó quá áp lực, khó khăn, hay quá rủi ro? Bạn không muốn tham gia vào những nhiệm vụ không thuộc trách nhiệm của mình? Hãy xác định rõ ràng nguyên nhân bạn không thể giúp đỡ. Từ đó bạn sẽ có cách từ chối hợp lý hơn. Ví dụ, nếu bạn từ chối vì không thích người yêu cầu giúp đỡ, hãy cư xử thật khéo léo. Tránh nhắc đến những việc có liên quan tới vấn đề cũ, kiểu như: “Dự án này cũng không phức tạp lắm. Trước đây, tôi cũng đã một mình thực hiện nhiệm vụ tương tự thế này…”. Nói như vậy, họ có thể nghĩ thầm rằng: “À! Hoá ra anh/chị ta từ chối vì trước đây mình đã không giúp đỡ và bây giờ “trả đũa” lại mình đây”. Bạn cũng nên tiết chế cảm xúc của mình tốt hơn, không nên tỏ thái độ bực dọc, khó chịu khi mọi người cứ chăm chăm nhờ vả một người bận rộn như bạn. Như thế, cấp trên và đồng nghiệp của bạn có thể hiểu sai về bạn.
Giải thích
Đây là lúc cần chú ý đến những cử chỉ, điệu bộ của bạn sao cho thật tự nhiên và chân tình nhất. Việc giải thích cho người khác hiểu không nên chỉ đưa ra những lý do, cũng không nên chỉ tập trung vào vấn đề thiếu thời gian hoặc khả năng để thực hiện một nhiệm vụ nhất định. Đôi khi, cấp trên hay đồng nghiệp của bạn cũng có những yêu cầu không hợp lý bởi vì họ cũng không nắm hết được số lượng công việc mà bạn đang làm mà chỉ dựa vào một số dự án mang tính tổng quan để đánh giá khối lượng công việc của bạn. Chỉ khi bắt tay vào cụ thể, họ mới thấy hết được những công việc nhiều tới mức nào. Vì thế, giúp họ hiểu được các bước thực hiện và thời gian thực hiện, cách thức tham gia… về công việc của bạn. Nếu có, hãy đề xuất cho người ta một giải pháp hợp lý để không ảnh hưởng đến công việc tổng thể.
Không nên quá dễ dãi
Trường hợp bạn bị đồng nghiệp yêu cầu giúp đỡ nhiều lần và liên tục, hãy báo cáo với sếp của mình. Đối với những trường hợp này, bạn chỉ cần làm đúng phận sự phân công trách nhiệm của mình. Tránh quá dễ dãi, tính cả nể. Nếu không, bạn sẽ bị người khác lợi dụng, sai khiến như thể bạn là người giúp việc cho họ.
Đề xuất giải pháp thay thế
Đôi khi, những người trong cuộc không thể thấy hết các mặt của vấn đề cũng như không có cách nhìn sáng suốt như người ngoài. Vì thế, bạn nên tập trung tìm ra những giải pháp hợp lý, giúp cho công việc của họ được xuôi chèo mát mái. Với việc hiểu rõ mục tiêu của đối tác, bạn sẽ đưa ra lựa chọn thay thế giúp cho chi phí hiệu quả hơn, kịp thời trong quản lý và giải quyết mọi việc. Bằng cách đưa ra đề xuất thế này, cũng có thể xem như bạn đã giúp họ mà không cần phải trực tiếp tham gia vào công việc của họ. Khi đó bạn có thể được xem như là một nhân vật có uy tín đối với cả trong và ngoài công ty.
Kết thúc vấn đề trong thiện chí
Dù ý kiến người ta đưa ra có nhiều vấn đề chưa hợp lý, nhưng bạn vẫn nên cố gắng kết thúc buổi trò chuyện ấy với một thái độ thoải mái, tích cực, vạch ra cho họ thấy những gì bạn có thể làm được và các bước tiếp theo sẽ triển khai như thế nào. Nếu không được những đề xuất hợp lý, hãy hẹn họ trong một buổi thảo luận ở tương lai gần và cho họ thấy rằng bạn sẵn sàng là một đối tác trong những dự án sắp tới.
Tuyệt đối không giúp đỡ những việc bất hợp pháp hay trái đạo đức nghề nghiệp
Nếu đồng nghiệp nhờ bạn những việc không đúng và trái với quy tắc, bạn nên từ chối ngay lập tức. Sau đó, thông báo lại cho sếp hoặc phòng nhân sự biết về vấn đề này. Còn nếu bị công ty ép buộc làm những việc không phù hợp với nguyên tắc nghề nghiệp của mình, bạn nên nghĩ tới việc ra đi và tìm kiếm cho mình một chỗ làm mới.
2. Nói “không” với Sếp
Trong môi trường làm việc, không phải lúc nào Sếp của bạn cũng hài lòng khi bạn từ chối ngay lập tức một yêu cầu nào đó của họ do chính bản thân họ cũng phải chịu nhiều áp lực. Chính vì vậy, khi cấp trên có một yêu cầu mà bạn không thể giải quyết ngay được, hãy cho họ thấy bạn cũng hiểu và quan tâm đến điều đó, sau đó hãy nói là không may bạn còn rất nhiều việc khác đang chờ. Bạn nên:
Tỏ ra thành thật
Nếu lý do để từ chối nhận thêm việc là vì bạn đã quá nhiều việc phải làm thì đừng ngần ngại. Hãy giải thích cụ thể để sếp bạn biết rằng, nếu thêm những việc này thì bạn sẽ quá tải, và đương nhiên sẽ ảnh hưởng xấu đến những công việc khác mà chính bạn vẫn phụ trách từ trước đến nay. Tất nhiên, bạn phải thể hiện thái độ hợp tác nhưng rất tiếc là công việc không cho phép, chứ không phải cứ lắc đầu mà không có lý do chính đáng. Sếp sẽ hiểu được vì sao bạn lại từ chối và vui vẻ giao những công việc đó cho người khác.
Dùng ngôn từ lịch sự, tôn trọng sếp
Bạn sẽ hạn chế được tối đa nguy cơ bị “mất điểm” khi từ chối yêu cầu của sếp bằng cách dùng ngôn ngữ lịch sự và luôn luôn tỏ ra tôn trọng sếp. Trong quá trình giao tiếp với sếp, tránh dùng những cụm từ như “tôi ghét”, “tôi không thích”, “tôi không muốn làm”… hay tỏ thái độ cáu gắt, không hợp tác.
Hãy khéo léo tìm cách cho sếp thấy được rằng bạn rất muốn hoàn thành nhiệm vụ sếp giao hoặc rất muốn giúp sếp, nhưng thật sự việc đó vượt ngoài khả năng của bạn hoặc đây không phải thời điểm thích hợp để bạn tham gia vào công việc đó...
Tạo niềm tin đối với sếp
Sau khi từ chối, bạn nên chăm chỉ hơn trong công việc và thể hiện sự cố gắng, nỗ lực hết mình để tạo niềm tin với sếp. Có thể bạn không có khả năng đảm trách nhiệm vụ sếp giao nhưng hãy cho sếp thấy bạn đang làm việc nghiêm túc và làm rất tốt công việc hiện tại, đây sẽ là “cái cớ” tuyệt vời để tạo niềm tin với sếp trong những lần sau.
Một số gợi ý cho bạn:
Những lý do từ chối không hợp lý:
• Công việc này quá khó với tôi.
• Công việc này không thuộc chuyên môn của tôi .
• Tôi đang trong thời gian bận rộn vì phải chuẩn bị đám cưới của mình và khó có thể tập trung làm tốt công việc được
Những lý do từ chối hợp lý:
• Không đủ thời gian: Bạn nên lập một danh sách những công việc hiện tại mà bạn đang làm và thời hạn phải hoàn thành chúng. Sếp sẽ hiểu và giao việc cho người khác.
• Kết quả công việc hiện tại sẽ bị ảnh hưởng: Nếu bạn cho rằng kết quả công việc hiện tại sẽ bị ảnh hưởng khi đảm nhận thêm công việc mới, hãy giải thích chi tiết với sếp, bạn sẽ được đánh giá cao vì sự thẳng thắn và tận tâm với công việc.
• Thiếu kỹ năng và kiến thức: Nếu bạn cho rằng mình không có đủ kỹ năng và kiến thức cho công việc mới, hãy thừa nhận với sếp. Tuy nhiên, bạn có thể tham gia với tư cách phụ tá để học hỏi và chuẩn bị cho những lần sau.
